Cestovné náhrady – tuzemská a zahraničná pracovná cesta

18.11.2021

Kto môže byť vyslaný na pracovnú cestu?

Zamestnanec
V súlade s § 57 ods. 1 Zákonníka práce môže zamestnávateľ vyslať zamestnanca na pracovnú cestu mimo obvodu obce pravidelného pracoviska alebo bydliska zamestnanca na nevyhnutne potrebné obdobie len so súhlasom zamestnanca. Súhlas zamestnanca sa nevyžaduje, ak vyslanie na pracovnú cestu vyplýva priamo z povahy dohodnutého druhu práce, alebo je vyslanie na pracovnú cestu dohodnuté v pracovnej zmluve.

SZČO
Pri pracovnej ceste sa SZČO riadi zákonom o dani z príjmov, ktorý primerane odkazuje na zákon o cestovných náhradách. Vo veľkej miere je pracovná cesta SZČO rovnaká, ako pracovná cesta zamestnanca. Napríklad aj SZČO musí preukazovať ubytovanie dokladom o zaplatení ubytovania. SZČO má nárok na stravné v rovnakých výškach, ako je to pri zamestnancoch. Sú však niektoré odlišnosti, napríklad ak chce SZČO použiť na pracovnú cestu súkromné vozidlo nezaradené v obchodnom majetku a chce si uplatniť aj základnú náhradu, musí ísť o jeho vlastné vozidlo (nie požičané). Nákup pohonných látok musí byť vždy preukázaný dokladom o kúpe pohonných látok. Nemôže sa použiť cena zistená Štatistickým úradom SR. 

Kedy pracovná cesta začína?
Tuzemská a zahraničná pracovná cesta podľa § 2 ods. 1 zákona o cestovných náhradách je pracovnou cestou čas od nástupu zamestnanca na cestu na výkon práce do iného miesta, ako je jeho pravidelné pracovisko, vrátane výkonu práce v tomto mieste do skončenia tejto cesty.
Pracovná cesta začína keď zamestnanec opustí pravidelné pracovisko a vydá sa na výkon práce do iného miesta. Pracovná cesta zamestnanca sa končí vrátením sa na pravidelné pracovisko zamestnanca. Napríklad, ak zamestnancovi odchádza vlak o 15:00, ale z práce na stanicu mu to trvá 40 minút, jeho pracovná cesta začína o 14:20.

Tuzemská pracovná cesta je cesta vykonávaná na území Slovenskej republiky. Ak prekročí zamestnanec hranicu štátu, už ide o zahraničnú pracovnú cestu. Podľa § 2 ods. 2 zákona o cestovných náhradách je zahraničnou pracovnou cestou čas pracovnej cesty v zahraničí vrátane výkonu práce v zahraničí do skončenia tejto cesty.

Pri cestovaní lietadlom je dôležitým momentom pre posúdenie tuzemskej a zahraničnej pracovnej cesty odlet a prílet lietadla podľa letového poriadku. Ak lietadlo mešká aj niekoľko hodín, aj tak sa pracovná cesta začína plánovaným odletom podľa letového poriadku.

Doklady potrebné k pracovnej ceste.
Cestovný príkaz
Ak zamestnávateľ vyšle zamestnanca na pracovnú cestu vyhotovuje cestovný príkaz, v ktorom uvedie:   

  • meno priezvisko a adresu trvalého bydliska zamestnanca vyslaného na pracovnú cestu
  • plán pracovnej cesty – miesto a čas začatia pracovnej cesty, účel cesty, miesta jednania a prestupov, miesto a čas skončenia pracovnej cesty
  • určené dopravné prostriedky použité na pracovnú cestu
  • súhlas zamestnanca s vyslaním na pracovnú cestu – zamestnanec musí súhlas podpísať, poskytnuté zálohy na pracovnú cestu – výška zálohy, dátum poskytnutia zálohy…

Cestovné náhrady
Zamestnávateľ je povinný podľa Zákonníka práce č. 311/2001 zamestnancovi na pracovnej ceste musí zamestnávateľ poskytnúť cestovné náhrady.

Pri tuzemskej pracovnej ceste má zamestnanec nárok na:

  • náhradu preukázaných cestovných výdavkov
  • náhradu preukázaných výdavkov za ubytovanie
  • stravné
  • náhradu preukázaných potrebných vedľajších výdavkov
  • náhradu preukázaných cestovných výdavkov za cesty na návštevu rodiny.
  • náhrada preukázaných výdavkov za poistenie nevyhnutných liečebných nákladov v zahraničí
  • náhrada preukázaných výdavkov za povinné očkovanie a za odporúčané očkovanie.

Všetky výdaje s výnimkou stravného musí zamestnanec preukázať dokladmi

Podľa § 14 zákona o cestovných náhradách môže zamestnancovi zamestnávateľ poskytnúť pri zahraničnej pracovnej ceste vreckové v eurách alebo v cudzej mene do výšky 40 % stravného poskytnutého zamestnancovi na zahraničnej pracovnej ceste. Vreckové na rozdiel od ostatných náhrad, nie je povinná cestovná náhrada. Vreckové je vždy zdaniteľným príjmom zamestnanca, čo znamená, že o sumu vreckového sa zamestnancovi zvyšuje hrubá mzda na účely výpočtu odvodov.

Povinné náhrady za pracovné cesty, ktoré sú do limitu stanoveného zákonom o dani z príjmov, nepredstavujú pre zamestnanca zdaniteľný príjem. Cestovné náhrady poskytnuté nad rámec zákona o dani z príjmov a zákona o cestovných náhradách sú pre zamestnanca zdaniteľný príjem. 

Použitie vlastného motorového vozidla
Zamestnanec vyslaný na pracovnú cestu môže použiť aj firemné motorové vozidlo. Po písomnej dohode so zamestnávateľom môže zamestnanec použiť na pracovnú cestu aj súkromné motorové vozidlo, napríklad vlastné vozidlo alebo požičané od rodinného príslušníka.

Pri použití súkromného motorového vozidla na pracovnú cestu, patrí zamestnancovi:

  • základná náhrada za každý 1 km jazdy
  • náhrada za spotrebované pohonné látky.

Pre jednostopové vozidlá motorky a trojkolky je základná náhrada za 1 km jazdy vo výške 0,053 eura. Základná náhrada pre osobné cestné motorové vozidlo je 0,193 eura za každý 1 km jazdy. Ak zamestnanec použije na pracovnej ceste aj príves, základná náhrada sa zvýši o 15 %.

Podľa § 7 ods. 4 zákona o cestovných náhradách patrí zamestnancovi náhrada za spotrebované pohonné látky podľa cien pohonných látok prepočítaných podľa spotreby pohonných látok uvedenej v technickom preukaze cestného motorového vozidla alebo v osvedčení o evidencii cestného motorového vozidla.
Zamestnanec preukáže cenu pohonných látok dokladom o kúpe počas pracovnej cesty alebo pred pracovnou cestou. Ak preukáže cenu pohonných látok viacerými dokladmi o kúpe pohonných látok, cena sa vypočíta aritmetickým priemerom cien. Pokiaľ zamestnanec nemá doklad o kúpe pohonnej látky, na výpočet náhrady sa použije cesta zistená Štatistickým úradom Slovenskej republiky. Výpočet náhrady za spotrebované pohonné látky je nasledovný: Náhrada za spotrebované pohonné látky = spotreba pohonných látok uvedená v technickom preukaze * počet prejazdených km na pracovnej ceste * jednotková cena za 1 liter pohonnej látky uvedená na doklade o kúpe pohonnej látky

Ak zamestnanec použije na pracovnú cestu súkromné osobné motorové vozidlo, zamestnávateľ musí toto vozidlo uviesť v daňovom priznaní k dani z motorových vozidiel. Ak počas roka použije zamestnanec na pracovnú cestu súkromné osobné motorové vozidlo len napríklad v jednom mesiaci, daň z motorových vozidiel platí zamestnávateľ len za jeden mesiac, počas ktorého sa vozidlo použilo na pracovnú cestu.

Náhrada za ubytovanie
Náhrada výdavkov za ubytovanie na pracovnej ceste
Zamestnanec musí pri vyúčtovaní pracovnej cesty preukázať náklady za ubytovanie dokladom z eKasy alebo faktúrou, prípadne hotelovým účtom. Z dokladu za ubytovanie musí byť zrejmá zaplatená cena a rozsah poskytnutých služieb. Napríklad, či v rámci ubytovania boli poskytnuté aj raňajky alebo nie.

Stravné – tuzemská pracovná cesta
Stravné je náhrada, ktorú zamestnanec nepreukazuje dokladmi o kúpe stravy. Výška stravného sa určuje podľa času stráveného na pracovnej ceste. Ak pracovná cesta v tuzemsku trvá v jednom kalendárnom dni:

v roku 2021 platia tieto sumy

  • od 5 do 12 hodín – stravné je v sume 5,10€
  • nad 12 do 18 hodín – stravné je v sume 7,60€
  • nad 18 hodín – stravné je v sume 11,60€

Podľa § 5 ods. 6 zákona o cestovných náhradách ak má zamestnanec na pracovnej ceste preukázane zabezpečené bezplatné stravovanie v celom rozsahu, zamestnávateľ mu stravné neposkytuje. Zamestnávateľ kráti nárok na stravné zamestnancovi o 25 % zo sumy 11,60 €, ak mal zamestnanec bezplatné poskytnuté raňajky. Pri bezplatne poskytnutom obede sa nárok na stravné znižuje o 40 % zo sumy 11,60€r a pri bezplatne poskytnutej večeri o 30 % zo sumy 11,60€. Pokiaľ má zamestnanec vrátane ubytovania preukázane poskytnuté raňajky, nárok na stravné sa mu kráti o 25 % zo sumy 11,60€.

Stravné – zahraničná pracovná cesta
Pri zahraničnej pracovnej ceste patrí za každý kalendárny deň zamestnancovi stravné vo výške:

v roku 2021 platia tieto sumy

  • 25 % zo základnej sadzby stravného, ak cesta mimo územia SR trvala do 6 hodín vrátane
  • 50 % zo základnej sadzby stravného, ak cesta mimo územia SR trvala nad 6 hodín až do 12 hodín vrátane
  • 100 % zo základnej sadzby stravného, ak cesta mimo územia SR trvala nad 12 hodín.

Základné sadzby stravného pre konkrétne krajiny určuje Ministerstvo financií Slovenskej republiky opatrením č. 401/2012 Z. z.. Napríklad pre ČR je stanovená základná sadzba stravného vo výške 600 CZK, v Rakúsku je základná sadzba stravného v sume 45€
V prípade, že zamestnanec bude v jednom kalendárnom dni vo viacerých krajinách, stravné sa mu poskytne pre tú krajinu, v ktorej bol najviac hodín počas kalendárneho dňa.

Pri zahraničných pracovných cestách sa zamestnancovi kráti stravné, keď ma bezplatne poskytnuté stravovanie alebo v prípade, ak má v rámci ubytovania preukázateľne poskytnuté raňajky. Kráti sa im zo základnej sadzby stravného stanovenej pre konkrétnu krajinu. 

Vedľajšie výdavky na pracovnej ceste – náhrada
Vedľajšími výdavkami sú výdaje, ktoré nespadajú ani medzi cestovné výdavky, ani medzi ubytovanie. Môže to byť napríklad vstupné na výstavu alebo na konferenciu, parkovné, diaľničná známka. Všetky výdavky súvisiace s pracovnou cestou musí zamestnanec preukázať dokladom o zaplatení.

Návšteva rodiny – náhrada
Pri tuzemských pracovných cestách patrí zamestnancovi náhrada preukázaných cestovných výdavkov za cesty na návštevu jeho rodiny do miesta pobytu. Na uznanie nákladov súvisiacich s návštevou rodiny do miesta pobytu musí tuzemská pracovná cesta trvať nepretržite viac ako 7 kalendárnych dní. Zamestnanec môže v tomto prípade navštíviť rodinu každý týždeň.

Pri zahraničnej pracovnej ceste má zamestnanec nárok na náhradu výdavkov za cestu na návštevu rodiny len v prípade, ak sa písomne dohodne so zamestnávateľom.

poistenie nevyhnutných liečebných nákladov v zahraničí – náhrada
Pri zahraničnej pracovnej ceste môže zamestnanec zaplatiť poistenie nevyhnutných liečebných nákladov v zahraničí. Zamestnávateľ mu na základe dokladu o zaplatenom poistení musí vyplatiť náhradu za poistenie liečebných nákladov. Pokiaľ zamestnanca poistí zamestnávateľ, už zamestnancovi nepatrí náhrada, lebo je zamestnanec poistený cez zamestnávateľa.

povinné očkovanie a odporúčané očkovanie – náhrada
Zamestnanec vyslaný na zahraničnú pracovnú cestu do tropických oblastí má nárok na náhradu výdavkov za povinné očkovanie alebo odporúčané očkovanie. Očkovanie musí byť odporúčané buď Svetovou zdravotníckou organizáciou, alebo Úradom verejného zdravotníctva SR. Zároveň platí, že zamestnanec má nárok na náhradu výdavkov za očkovanie v prípade, ak preukáže zamestnávateľovi platbu za očkovanie dokladom.